Ngày 31/8/2023, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 13/2023/TT-BNV hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/10/2023.

Đối tượng áp dụng của Thông tư là các cơ quan tổ chức, doanh nghiệp nhà nước và cá nhân thực hiện giải quyết thủ tục hành chính.

Nội dung thông tư hướng dẫn cụ thể nhiều nội dung quan trọng liên quan đến lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử như thành phần hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu; định dạng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu; nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan; kết nối giữa Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh và Hệ thống quản lý tài liệu điện tử; hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử; sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử tại Lưu trữ cơ quan và trách nhiệm lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.

Đối với nội dung nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan, Thông tư quy định rõ: (1) Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đúng thành phần, cấu trúc, định dạng theo quy định tại Thông tư này và Điều 7 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ. (2) Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc. (3) Mã hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu được giữ nguyên theo quy định tại khoản 4 Điều 4 Thông tư số 13/2023/TT-BNV và bảo đảm tính duy nhất trong Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của Lưu trữ cơ quan. (4) Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan trên cơ sở kết nối giữa Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh và Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

Theo đó, người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc lập hồ sơ, thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử; người giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính điện tử có trách nhiệm lập và giao nộp hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan đúng quy định; người làm lưu trữ có trách nhiệm (1) giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử, (2) thu thập, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử, (3) giao nộp hồ sơ thủ tục hành chính điện tử có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử, (4) tổ chức hủy hồ sơ thủ tục hành chính điện tử hết giá trị theo quy định của pháp luật và theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Để thực hiện tốt quy định của Thông tư, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Sóc Trăng đã giao Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan và UBND các huyện, thị xã, thành phố triển khai thực hiện Thông tư; đồng thời tham mưu UBND tỉnh thực hiện nhiệm vụ theo thẩm quyền (Tại Công văn số 4968/VP-TTHC ngày 06/9/2023 về việc triển khai thực hiện Thông tư số 13/2023/TT-BNV của Bộ Nội vụ)./.